自制原始凭证有哪些-自制凭证种类

一、自制原始凭证的核心内涵与重要性

自制原始凭证是单位在开展内部经济活动过程中，为满足自身会计核算和内部管理的需要，由本单位指定部门或人员设计并填制的凭证。其核心在于“自制”，即凭证的诞生源于内部需求驱动，服务于内部流程的记载与控制。与从外部单位取得的外来原始凭证（如购货发票、收款收据、银行结算凭证等）相比，自制原始凭证更侧重于对内部资源流转、耗费、分配及责任归属的详细记录。

其重要性体现在多个层面：它是会计核算的首要依据，所有账簿记录、成本计算、报表编制皆由此发端，其质量直接决定会计信息的真实性。它是内部控制的关键载体，通过设计科学的凭证流转程序（如请购、审批、领用、报销等），可以将授权批准、职责分离、实物控制等内部控制活动固化于业务流程之中。它是明确经济责任的书面证明，凭证上的填制人、审核人、审批人签字，清晰地划分了各环节的责任归属。它也是进行经济分析和考核的基础资料，为成本控制、预算执行分析、员工业绩考核提供了翔实的数据支持。易搜职考网在研究与服务中发现，许多企业在内部控制薄弱环节和财务漏洞，往往与自制原始凭证的设计缺失或管理混乱有着直接关联。

二、自制原始凭证的主要类别与具体示例

根据不同标准，自制原始凭证可以有多种分类方式。按照填制方法，可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。按照反映经济业务的内容，则种类更为繁多，几乎覆盖企业运营的各个环节。
下面呢结合实务，对一些常见且重要的自制原始凭证类别进行详细阐述。需要指出的是，不同行业、不同规模的企业，其自制凭证的具体格式和名称可能存在差异，但核心功能是相通的。

• 一次凭证：指只记录一项经济业务或者干项同类经济业务，填制手续一次完成的原始凭证。其特点是使用方便，但数量较多。
  • 领料单：车间或部门向仓库领用材料时填制，需注明材料名称、规格、请领数量、实发数量、用途等，并经主管审批。它是核算产品成本和材料消耗的直接依据。
  • 产品入库单：生产部门将完工产品送交仓库验收时填制，载明产品名称、规格、数量、质量检验结果等，是确认产品完工入库和计算产品成本的凭证。
  • 借款单：员工因公务需要向单位预借备用金时填制，明确借款事由、金额、预计还款时间等，需经授权人员审批。
  • 费用报销单：员工报销各类差旅费、业务招待费、办公费等支出时，将合规的外来发票粘贴在报销单背面，并在报销单上汇总填写报销项目、金额、事由等，履行内部审批流程后，方可作为付款和记账依据。这是连接外部发票与内部审批流程的关键自制凭证。
• 累计凭证：指在一定时期内连续记录若干项不断重复发生的同类经济业务，到期末按累计数作为记账依据的原始凭证。其优点在于可以减少凭证张数，简化核算手续，并便于进行事前控制。
  • 限额领料单：一种典型的累计凭证。在有效期（如一个月）和累计领用限额内，可以多次领用指定材料。每次领用时在单上登记实领数量，并结出累计实领数和限额结余。它能有效控制材料消耗，常用于有消耗定额的原材料领用。
  • 材料入库汇总表：仓库定期（如每周、每月）将一定时期内多张材料采购入库单进行汇总，按材料类别或供应商编制，作为登记材料总分类账的依据。
• 汇总凭证：又称原始凭证汇总表，指将一定时期内若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总整理后填制的凭证。它同样可以简化登记总账的工作量。
  • 发料凭证汇总表：会计部门根据一定时期内（如一个月）的所有领料单、限额领料单，按照材料用途和领用部门进行分类汇总编制，是进行材料费用分配并登记相关总账和明细账的核心凭证。
  • 工资结算汇总表：由人力资源或财务部门根据各部门的考勤记录、产量记录、工资标准等，计算出每位员工的应发工资、代扣款项和实发工资，并进行部门汇总编制。它是分配工资费用、计提相关费用和发放工资的直接依据。
  • 制造费用分配表：期末，将归集的制造费用总额按照一定的分配标准（如生产工时、机器工时、直接人工工资等）在各受益产品之间进行分配时编制。
• 其他重要自制凭证：
  • 成本计算单：如产品成本计算单，是归集生产费用、计算产品总成本和单位成本的核心内部报表，也是结转完工产品成本的重要依据。
  • 折旧计算表：每月根据固定资产原值、预计使用年限和折旧方法，计算各部门、各类固定资产应计提的折旧额，是计提折旧费用的记账依据。
  • 盘点表：如现金盘点表、存货盘点表、固定资产盘点表。在进行财产清查时，由盘点人员现场清点实物后填制，记录账存数与实存数的差异，并经盘点双方签字确认，是进行财产清查结果账务处理的原始凭证。
  • 内部调拨单：记录企业内部不同仓库、不同部门之间物资转移的凭证，如内部材料转移单、产品移库单等。
  • 销售成本计算表：在结转已销售产品成本时，根据存货发出的计价方法（如先进先出法、加权平均法）计算并编制。

三、自制原始凭证的填制要求与审核要点

填制合法、合规、准确、完整的自制原始凭证，是会计基础工作规范化的基本要求。易搜职考网结合多年对实务案例的追踪研究，归结起来说出以下关键要求与审核要点。

（一）填制的基本要求

• 记录真实：凭证上填列的内容、数字必须真实可靠，与经济业务的实际内容完全相符，不允许歪曲事实、弄虚作假。
• 内容完整：凭证要求填写的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏或简略。这包括但不限于：凭证名称、填制日期、填制单位名称（或填制人所在部门）、经济业务内容（含数量、单价、金额）、填制人签章、经办人员签章、必要的审批人员签章等。
• 手续齐备：经济业务涉及的内部审批、复核、验收等流程，其责任人必须在凭证上签章确认，以明确责任。
  例如，领料需经部门主管批准，费用报销需经各级审批人签字。
• 书写规范：字迹清晰、工整，易于辨认。阿拉伯数字应逐个书写，不得连笔。金额前应冠以人民币符号“¥”或写明币种。大小写金额必须相符且书写规范，大写金额数字到元或角为止的，后面应写“整”或“正”字。
• 及时填制：每一项经济业务发生或完成后，经办人员应及时填制或取得原始凭证，并按规定的程序及时送交会计部门进行账务处理，确保会计信息的及时性。
• 连续编号：重要凭证如支票、发票、收据等必须预先连续编号，以便核对、控制，防止遗失或舞弊。对于记账联次较多的凭证，各联次用途应明确，并按规定分别传递给相关部门。

（二）审核的核心要点

会计人员在根据原始凭证编制记账凭证前，必须对其进行严格审核。审核是保证会计信息质量的重要关卡。

• 真实性审核：审核经济业务是否真实发生，凭证内容是否反映业务实质，有无伪造、变造凭证的迹象。这需要审核人员结合业务常识、内部控制流程进行判断。
：审核经济业务是否符合国家有关法律法规、方针政策，是否符合企业内部规章制度、预算和计划。
例如，超预算的支出、未经授权的采购等，即使凭证本身形式完备，也不能作为合法依据。 ：审核经济业务的发生是否符合常理，是否符合客观经济规律和单位经营管理的需要。
例如，异常的物料消耗、不符逻辑的差旅行程等，需要重点关注。 ：审核凭证各项要素是否填写齐全，手续是否完备，相关签章是否齐全有效。 ：审核凭证上的文字、数字是否填写正确，大小写金额是否一致，数量、单价、金额的计算是否准确，有无刮擦、涂改或 chemically 消退的痕迹。如有更正，是否符合规定（如由原填制单位重开或更正，并在更正处加盖公章）。

四、自制原始凭证的设计与管理优化

一套设计科学、管理规范的自制原始凭证体系，是企业精细化管理和高效运作的助推器。易搜职考网认为，企业不应仅仅满足于使用现成的凭证，而应结合自身业务特点和内控要求，对其进行有的放矢的设计与优化。

（一）凭证设计的核心原则

• 适用性原则：凭证格式、内容、联次、流转程序必须紧密结合本单位经济业务的性质、特点和管理要求，确保能够完整、清晰、便捷地记录业务信息。
• 统一性原则：企业内部同类经济业务应尽量使用统一格式的凭证，以方便填写、汇总、审核和归档，也便于不同部门之间的信息传递与理解。
• 控制性原则：凭证设计应嵌入内部控制思想。
  例如，通过预设审批栏、验收栏，强制要求流程走到相应环节；通过不同颜色的联次区分不同用途（如存根联、记账联、报销联、客户联），防止混用；通过预先连续编号和定期检查序号连续性，加强控制。
• 简化高效原则：在满足需要的前提下，凭证设计应力求简明扼要，减少不必要的栏目，便于填写和阅读。
  于此同时呢，应考虑流转路径的合理性，缩短传递时间，提高工作效率。

（二）常见管理问题与优化策略

实践中，自制原始凭证管理常出现一些问题，亟待优化。

• 问题：凭证设计不合规或缺失。
  例如，缺少必要的审批栏、验收栏；没有足够联次满足各部门需求；栏目设置不合理导致信息记录不全。

  优化策略：组织业务、财务、内审等部门共同讨论，重新审视关键业务流程，设计或修订配套凭证，确保其满足核算、控制、管理多方需求。可以借鉴行业通行做法，但不能简单照搬。

• 问题：填制不规范，质量参差不齐。如字迹潦草、内容不全、涂改随意、签章缺失等。

  优化策略：制定详细的《原始凭证填制规范》或手册，对全体员工（尤其是业务经办人）进行培训。将凭证填制质量纳入相关部门或人员的绩效考核范畴。会计部门在接收凭证时严格把关，对不合格凭证坚决退回重办。

• 问题：传递流程不畅，效率低下。凭证在各部门间“旅行”时间过长，影响业务处理和账务及时性。

  优化策略：绘制并优化《主要业务原始凭证流转图》，明确各环节停留时限和责任人。考虑采用信息化手段，如使用电子化流程（通过OA、ERP系统进行线上填报、审批、传递），从根本上解决纸质凭证流转慢、易丢失的问题。易搜职考网观察到，越来越多企业正借此提升管理效率。

• 问题：保管不善，查询困难。纸质凭证堆积如山，归档混乱，需要查阅历史凭证时如同大海捞针。

  优化策略：建立健全凭证归档、装订、保管、借阅和销毁制度。大力推进会计档案电子化，通过高拍仪、扫描仪等设备将纸质凭证转化为电子影像，并与财务核算系统、业务系统关联，实现凭证的快速检索、调阅和长期安全保存。这是适应数字化时代财务管理的必然趋势。

五、结论与展望

，自制原始凭证并非只是简单的内部单据，它是连接业务活动与会计信息的桥梁，是实施内部控制的有效工具，是提升企业管理水平的重要基石。从领料单到成本计算单，从一次凭证到汇总凭证，每一张合规、完整的自制原始凭证背后，都体现着企业对经济业务规范的遵循和对精细化管理的不懈追求。
随着信息技术，特别是企业资源计划系统、业务财务一体化平台的深入应用，自制原始凭证的形态正从传统的纸质单据向电子数据流演进，其填制、传递、审核、归档的方式也在发生深刻变革。无论形态如何变化，其核心功能——真实、完整、及时地记录经济业务，并为内部控制提供可追溯的证据——不会改变。
也是因为这些，对于广大财会从业者和企业管理者来说呢，深入理解自制原始凭证的各类形式、严格把握其填制与审核要求、不断优化其设计与管理流程，是一项持续且至关重要的基础工作。它不仅关乎账目的清晰准确，更关乎企业的风险防范与价值创造能力。在在以后的职业发展与企业实践中，对这一领域的持续关注与精进，将有助于相关人员构建更加扎实的专业功底，为组织的高质量发展贡献更大的力量。易搜职考网也将继续紧跟实务发展，为职场人士提供更多关于会计基础工作规范、内部控制优化等方面的深度研究与学习资源。