系统掌握会计凭证包括原始凭证与记账凭证的完整分类、填制规范、审核要点、电子化管理及实务流程,夯实财务基础能力,应对各类会计实操与考试需求。
立即了解会计凭证体系会计凭证是记录经济业务、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明,是整个会计核算体系的起点和基础。理解“会计凭证包括”的范畴,是构建财务知识体系的第一步。
会计凭证,简言之,就是用来记载经济业务发生、明确经济责任、具有法律效力并作为记账依据的书面证明。其存在确保了会计信息的客观性、可验证性和可靠性。根据《会计基础工作规范》规定,办理会计手续、进行会计核算必须取得或者填制会计凭证,并对会计凭证进行审核、传递和保管。
从广义上讲,会计凭证包括一切能够证明经济业务发生或完成情况、并作为记账原始依据的单据和文件。它不仅是会计核算的起点,更是企业经济活动的法律证据链,具有证据效力、监督效力和管理效力。
根据编制程序和用途的不同,会计凭证总体上分为两大类:会计凭证包括原始凭证和记账凭证。二者环环相扣,构成会计循环的初始证据链。
经济业务发生 → 取得/填制原始凭证 → 审核原始凭证 → 编制记账凭证 → 审核记账凭证 → 登记账簿 → 装订保管
每一步都离不开特定类型凭证作为载体,形成完整的证据闭环,确保会计信息真实、完整、可追溯。
原始凭证是经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务发生或完成情况的原始凭据。它是进行会计核算的原始资料和重要依据,其真实性、合法性与完整性是整个会计信息质量的源头保障。
指在经济业务发生或完成时,从其他单位或个人直接取得的凭证。其特点是具有外部性、法定性,是证明业务真实性的关键证据。
注意事项:外来凭证必须加盖对方单位公章或财务专用章,发票需通过国家税务总局全国增值税发票查验平台验证真伪;电子凭证需保存原始电子文件及打印件。
指由本单位内部经办业务的部门或人员,在执行或完成某项经济业务时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。其特点是具有内部性、规范性,是落实岗位责任制的重要载体。
注意事项:自制凭证必须经办人、审核人、负责人签字盖章;内容完整,包括凭证名称、填制日期、单位名称、经济内容、数量单价金额、审批权限等要素;严禁伪造、篡改。
指只反映一项经济业务或同时反映若干项同类性质的经济业务,其填制手续一次完成的原始凭证。日常绝大多数原始凭证均属此类,具有简洁、高效的特点。
指在一定时期内连续多次记录发生的同类重复经济业务,需多次填制才能完成的原始凭证。其核心价值在于简化核算、便于月末汇总处理。
工业企业使用的“限额领料单”:在定额范围内,领料人可多次领料,每次领料时在凭证上登记数量、单价、金额,月末按累计领用数作为材料费用分配依据。凭证上设有“本月限额”“已领数量”“余额”等栏目。
其他如:定额备用金借款单、多次报销的差旅费借款单(预借差旅费)。
又称原始凭证汇总表,指为了简化记账凭证的填制工作,将一定时期内若干张反映同类经济业务的原始凭证定期加以汇总整理而重新填制的凭证。其优点在于减少凭证张数、提高工作效率。
填制要求:汇总范围应合理,同类业务必须完整;汇总金额必须与各原始凭证小计一致;需注明汇总期间、编制人、审核人。
指由有关部门统一印制、在一定范围内具有统一格式和使用方法的原始凭证。其适用范围广,可在不同单位、地区、行业通用,具有法定效力。
识别要点:发票抬头印有“国家税务总局监制”或“财政部监制”,有全国统一发票代码和号码;银行凭证印有“中国人民银行监制”字样。
指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的、具有特定内容和专门用途的原始凭证。其设计需符合内部管理需求,但不得替代法定外来凭证。
注意事项:专用凭证不得用于对外结算或报销;必须注明“本单位内部使用”字样;内容应包括凭证名称、编号、填制日期、经济内容、数量金额、审批人签字等。
原始凭证的真实性、合法性、准确性、完整性、合理性审核是会计工作的第一道防线。审核不通过的凭证不得作为记账依据。
易搜职考网提示:2023年税务稽查重点之一即为“凭证不合规”,企业因取得不合规发票被追缴税款、滞纳金及罚款的案例屡见不鲜。会计人员必须树立“凭证即证据”意识。
记账凭证,又称传票,是由会计人员根据审核无误的原始凭证,按照经济业务的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的直接依据,完成了从原始经济信息到标准会计语言的转换。
专门用于记录现金和银行存款收款业务的记账凭证。它是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制的,左上角印有“收字第×号”字样。
借:应收票据 339,000元
贷:主营业务收入 300,000元
贷:应交税费——应交增值税(销项税额)39,000元
附件:银行汇票复印件、销售发票记账联
特别注意:现金和银行存款之间的划转业务(如提现、存款)只编制付款凭证,不编制收款凭证,避免重复记账。
专门用于记录现金和银行存款付款业务的记账凭证。它是根据有关现金和银行存款付出业务的原始凭证填制的,左上角印有“付字第×号”字样。
借:应付职工薪酬——工资 420,000元
贷:银行存款 420,000元
附件:工资发放明细表、银行回单
易搜职考网提醒:从银行提取现金业务,应编制付款凭证(借:库存现金,贷:银行存款),不得重复编制收款凭证,这是考试高频易错点!
用于记录不涉及现金和银行存款收付的转账业务的记账凭证。它是根据有关转账业务的原始凭证填制的,左上角印有“转字第×号”字样。
借:制造费用 10,000元
借:管理费用 5,000元
贷:累计折旧 15,000元
附件:固定资产折旧计算表
常见业务:材料成本结转、制造费用分配、期间费用结转、无形资产摊销、待摊费用摊销等。
用一种统一格式记录所有经济业务的记账凭证。无论收款、付款还是转账业务,均使用同一种格式凭证,适用于业务简单、业务量较少的经济单位。
适用场景:小微企业、个体工商户、非营利组织等业务量小、核算简单的单位。
将每一笔经济业务所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张凭证中反映的记账凭证。上述收款、付款、转账凭证及通用记账凭证均属于复式凭证。
劣势:不便于分工记账和凭证汇总(需逐笔汇总)。
又称单项记账凭证,只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。即一笔经济业务涉及几个会计科目,就需要填制几张单式记账凭证。
凭证1(借方):
借:管理费用——办公费 500元
凭证2(贷方):
贷:银行存款 500元
优势:便于按会计科目汇总、利于分工记账(不同人员负责不同科目)。
劣势:凭证张数多、内容分散、不能在一张凭证上完整反映业务全貌;制证工作量大。
现状:因效率较低,除个别大型企业按科目分工核算外,现已较少使用。
即直接根据原始凭证填制的记账凭证,如收款凭证、付款凭证、转账凭证。登记明细账和总账时,需逐笔过账或定期汇总过账。
适用于业务量较小、核算简单的单位,或作为汇总凭证的基础。
根据非汇总记账凭证定期(如每5天、10天或一个月)汇总填制的,据以登记总分类账的凭证。主要适用于规模较大、业务量多的企业。
优势:大幅减少登记总账的工作量;便于进行科目汇总、试算平衡。
易搜职考网提示:汇总转账凭证中,为保持账户对应关系,应尽量做到“一借一贷”或“一贷多借”,避免“一借多贷”导致汇总复杂化。
易搜职考网经验:在初级会计职称考试中,“记账凭证填制错误”是实操题高频考点,常见错误包括:科目错用、借贷方向颠倒、金额错写、附件漏附、编号不连续等,考生务必掌握标准格式。
原始凭证与记账凭证并非彼此孤立,它们在一个连贯的会计处理流程中紧密衔接,构成完整的证据链条。理解这一流程,是掌握会计实操的关键。
企业发生资金运动,如采购、销售、费用报销、工资发放等,形成经济业务。
业务发生时,取得外来凭证(如发票)或填制自制凭证(如领料单、报销单)。
会计人员对原始凭证进行真实性、合法性、准确性、完整性、合理性五要素审核。
根据审核无误的原始凭证,分析确定应借应贷科目及金额,填制记账凭证。
重点检查:是否附合规原始凭证?科目使用是否正确?金额是否一致?附件是否齐全?
根据审核无误的记账凭证,逐笔登记明细账;根据汇总记账凭证或科目汇总表登记总账。
月末或季末,将记账凭证连同原始凭证按编号顺序装订成册,加具封面,交档案部门保管。
以企业采购办公设备一台,价款10,000元,增值税1,300元,用银行存款支付为例:
易搜职考网强调:凭证流程中任何一环缺失或错误,都可能导致账实不符、税务风险或审计问题。例如:未及时取得发票,将导致进项税额无法抵扣;原始凭证审核不严,可能接受虚开发票,面临补税、罚款甚至刑事责任。
对于重复发生的、性质相同的经济业务,可采用简化流程:
此流程显著减少凭证张数,提高工作效率,但必须确保汇总表准确无误。
随着信息技术和电子商务的飞速发展,会计凭证的形态发生深刻变革。电子会计凭证日益普及,与纸质凭证具有同等法律效力,对“会计凭证包括”的范畴进行了数字化扩展。
指以电子形式生成、传输、存储的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等。
法律依据:《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)明确规定,单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。
电子凭证必须保持其生成时的原始状态,不得进行删改、替换或选择性保存。例如:
根据《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016),电子会计凭证需满足:
易搜职考网提示:2023年起,税务稽查已将电子凭证纳入重点检查范围。企业因仅保存纸质打印件而未保存电子原件,被认定为“凭证不合规”而不得税前扣除的案例增多,务必引起重视。
在报销入账过程中,电子凭证常需打印成纸质件归档,此时必须注意:
示例:员工通过携程购买机票,取得电子客票行程单(PDF),报销时打印纸质件附后,同时在电子报销系统中上传原始PDF文件,系统自动关联凭证号与电子文件。
会计凭证的生命周期不仅包括填制,还包括严格的审核、科学的传递和长期的保管,这些环节共同构成了会计基础工作规范的重要内容,直接影响会计信息质量与企业合规水平。
常见问题:发票开错单位名称、税率错误、业务内容与发票类型不符(如办公用品无明细清单)、虚假差旅费报销等。
易搜职考网提醒:记账凭证审核是会计内控的关键环节。审核人发现错误应退回制单人修改,不得直接代改;重大差错应报告会计机构负责人。
指从凭证取得或填制开始,经过审核、记账、装订到归档保管为止,在单位内部有关部门和人员之间按规定的时间、路线进行传送和处理的程序。
员工填制报销单或领料单等自制凭证,提交至会计部门
对凭证进行合规性审核,退回不合规凭证
根据审核无误的原始凭证填制记账凭证
由复核人员审核记账凭证,登记明细账和总账
月末装订成册,移交档案部门
传递要求:及时性(当日业务当日处理)、安全性(防止丢失、泄密)、责任明确(交接签收)。
保管期限(依据《会计档案管理办法》):
电子凭证保管:除保存电子原件外,纸质打印件作为辅助依据,二者缺一不可。根据财会〔2020〕6号文,仅以纸质打印件作为归档依据的,必须同时保存电子原件。
销毁要求:保管期满后,由档案部门提出销毁意见,会同会计机构共同鉴定,报单位负责人批准后销毁;监销人签字确认;电子凭证销毁需在系统中记录并保留销毁清册。
因此,建立凭证管理制度、明确岗位职责、定期检查凭证管理情况,是企业财务内控的基础工作。
结合易搜职考网长期调研,整理当前网民最常搜索的10个与“会计凭证包括”相关的核心问题,并提供深度解答,助您扫清知识盲区。
会计凭证分为两大类:原始凭证和记账凭证。可按“来源→填制手续→格式”三维度细分原始凭证;按“业务内容→填列方式→是否汇总”三维度细分记账凭证。
记忆口诀:“原始凭证三来源(外来/自制)、三手续(一次/累计/汇总)、三格式(通用/专用);记账凭证三业务(收/付/转)、两方式(复式/单式)、两汇总(非汇总/汇总)”。掌握分类逻辑,避免死记硬背。
发票是常见的外来原始凭证,但不是唯一的原始凭证。没有发票的业务仍可入账,需用其他合规凭证替代,如:
注意:无发票业务仍需确保业务真实,否则可能被认定为虚列成本费用。
根据财会〔2020〕6号文,单位可直接使用电子会计凭证进行报销入账归档,无需再打印纸质件。但需满足:
若单位要求打印,则必须同时保存电子原件,仅打印件无效。
会计人员有责任审核原始凭证。对不真实、不合法的原始凭证,有权不予接受,并向单位负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证,应退回要求更正补充。
风险提示:因未审核而出具不实会计报告的,会计人员可能承担法律责任(《会计法》第43-46条)。
为避免重复记账。例如:从银行提取现金10,000元,若既编收款凭证(借:库存现金,贷:银行存款),又编付款凭证(同内容),会导致银行存款和库存现金同时增加10,000元,违背会计恒等式。
统一规则:现金存银行→编付款凭证;从银行提现→编付款凭证;其他收付款业务→按业务性质编收/付款凭证。
般不能。原始凭证丢失,应由原出具单位提供加盖公章的证明或复印件,并由经办人说明情况,报单位负责人批准后方可代作原始凭证。
例外:飞机票、火车票等无法补开的,可凭购票记录(如支付凭证截图)、行程单等替代,并附书面说明。
附件张数按自然张数计算。增值税专用发票的发票联与抵扣联均为附件,分别计1张;若将两联粘贴在一张纸上,算1张附件。
示例:一张银行回单+一张增值税发票(发票联+抵扣联共3张)=3张附件。
销毁流程:
电子凭证销毁需在系统中记录并保留电子版销毁清册。
者构成会计核算的完整链条:
凭证是起点,账簿是中间载体,报表是成果。三者必须数据勾稽一致,否则将影响报表真实性。
高频易错点:
易搜职考网建议:结合真题演练,重点掌握凭证分类与实务流程,避免死记硬背。