合同管理制度范本-合同范本模板

在当今复杂多变的商业与法律环境中，合同管理制度已成为各类组织，无论是大型企业、中小型公司还是事业单位，实现规范化、法治化运营的基石。它并非一纸简单的格式文本，而是一套贯穿合同生命周期全过程的动态管理体系，其核心价值在于有效防范法律与经营风险、保障交易安全、提升运营效率并维护组织合法权益。一套科学、严谨且具备可操作性的合同管理制度范本，能够为组织提供清晰的行动指南，将合同管理从被动的、零散的事务性工作，转变为主动的、系统的战略性管理活动。易搜职考网在长期的研究与实践中发现，许多单位在合同管理上的疏漏，往往源于缺乏一套贴合自身实际、权责分明、流程清晰的制度范本作为依托。
也是因为这些，深入探讨并构建一个全面、实用的合同管理制度框架，对于任何希望稳健发展的组织来说呢，都具有至关重要的现实意义。一个优秀的制度范本，应当涵盖从合作方资信调查、文本起草与审核、签订授权与用印、履行监控与变更，到纠纷处理与归档存档的全链条，同时融入风险评估、合规审查等现代管理理念，使之成为组织内部控制与风险管理的关键组成部分。

第一章 总则：奠定制度基石

任何管理制度的构建都必须始于明确的总则，它为整个合同管理制度定下基调、指明方向、框定范围。

第一条 制度目的与依据

制定本制度旨在规范本单位的合同管理行为，确保合同依法订立和履行，防范合同法律风险与经营风险，维护单位的合法权益，促进对外经济交往的健康发展和内部管理水平的提升。本制度依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，并结合本单位实际情况而制定。

第二条 适用范围与定义

本制度适用于本单位及所属各部门、分支机构（以下统称“各部门”）以本单位名义对外签订、履行的所有涉及权利义务关系的民事合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、借款合同等。本制度所称合同管理，是指对合同立项、对方资信调查、谈判、文本起草、审核、签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理以及立卷归档等全过程的管理。

第三条 基本原则

合同管理应遵循以下基本原则：

• 合法合规原则：合同的订立、内容及履行必须遵守国家法律法规，不得损害社会公共利益。
• 防范风险原则：将风险防范意识贯穿于合同管理的各个环节，事前预防、事中控制、事后补救。
• 权责分明原则：明确合同管理相关部门和人员的职责与权限，建立清晰的授权与审批体系。
• 流程规范原则：合同管理应遵循既定的流程，确保各环节衔接顺畅、有据可查。
• 效益与安全并重原则：在保障交易安全和单位权益的前提下，追求经济效益与运营效率。

第四条 管理机构与职责

设立或明确合同归口管理部门（如法务部、综合管理部），其职责通常包括：负责拟定和完善合同管理制度；参与重大合同的谈判与起草；负责合同的法律审核；监督合同履行；管理合同专用章；组织合同归档；提供合同法律咨询与培训。业务部门作为合同承办部门，负责合同的前期调研、谈判、文本初步起草、履行跟踪及信息反馈。财务部门负责对合同中涉及的付款、收款、担保等财务条款进行审核，并按照合同约定办理结算。

第二章 合同订立前的准备：风险防控的第一道防线

合同订立前的阶段是风险防控的黄金时期，充分的准备能有效避免后续诸多纠纷。

第五条 合同立项与计划

重大业务活动或涉及金额达到一定标准的项目，业务部门应先行提交合同立项申请，说明项目背景、目标、预算、潜在合作方等，经相关权限领导审批后，方可启动正式的合同洽谈程序。这有助于从战略和资源层面评估合同的必要性。

第六条 合作方资信调查

在确定意向合作方后，承办部门应组织对其主体资格、信用状况、履约能力等进行必要调查。调查内容包括：

• 审查对方《营业执照》等主体资格证明文件，确认其是否合法存续、经营范围是否涵盖合同业务。
• 通过公开渠道查询其涉诉、失信被执行、行政处罚等信息。
• 必要时，可要求对方提供近年度的财务报表或银行资信证明。
• 对于重大合同，可考虑委托专业机构进行尽职调查。

调查结果应形成书面报告，作为是否与之签约的重要依据。易搜职考网提醒，忽视资信调查是引发合同诈骗或履行不能的常见原因。

第七条 合同谈判与文本起草

谈判应由承办部门牵头，根据需要邀请法务、财务、技术等专业人员参与。谈判应坚持原则，争取使用本单位制定的合同范本。如使用对方提供的格式文本，应予以重点关注和审查。合同起草应做到条款齐全、内容具体、语言严谨、权利义务对等，尤其要明确以下核心条款：标的、数量与质量、价款或报酬、履行期限地点和方式、违约责任、争议解决方式等。

第三章 合同的审核、签署与用印：赋予法律效力的关键步骤

此阶段是将商业意向固化为具有法律约束力文件的核心环节，必须严格把控。

第八条 合同审核流程

合同文本在正式签署前，必须履行严格的审核程序。承办部门完成初稿后，应依次提交至：

1. 业务部门审核：确认商务条款、技术指标的准确性与完整性。
2. 财务部门审核：审核价格、付款条件、税费、担保等财务条款的合理性与合规性。
3. 法务或归口管理部门审核：进行全面的法律审核，评估法律风险，确保条款合法、严密、公平。对于重大、复杂或新型合同，应出具书面法律审核意见书。
4. 领导审批：根据合同金额、性质等因素设定的权限，提交相应层级领导进行最终审批。

各审核环节应明确时限，并保留书面审核记录。

第九条 合同签署授权

严禁任何部门或个人未经授权擅自以单位名义对外签订合同。单位应制定详细的合同签署授权委托制度，明确法定代表人的权限，以及向其他人员签发《授权委托书》的范围、程序和期限。被授权人必须在授权范围内签署合同，不得转委托。

第十条 合同用印管理

合同经审核、审批完毕并完成签署后，方可加盖合同专用章或单位公章。合同专用章应由归口管理部门专人保管，并建立严格的用印审批登记制度。用印时，需核对合同审批流程是否完整、文本是否为最终版本、对方签章是否齐全。严禁在空白合同或未完成审批的合同上加盖印章。

第四章 合同的履行、变更与终止：动态管理的核心过程

合同签订并非终点，而是管理的开始。对履行过程的监控至关重要。

第十一条 合同履行监控

合同承办部门是合同履行的第一责任人，负责跟踪、督促合同各方按约履行，并收集、保存履行过程中产生的发货单、验收报告、付款凭证、往来函件等重要证据。财务部门应依据合同条款办理收付款。归口管理部门应定期或不定期对重大合同的履行情况进行抽查。

第十二条 合同变更与转让

合同履行过程中如需变更标的、数量、价格、期限等实质性内容，或进行合同权利义务的转让，必须由双方协商一致，并签订书面的补充协议或变更协议。补充协议的起草、审核、审批、签署流程应与主合同同等严格。任何部门或个人不得擅自口头同意变更合同实质内容。

第十三条 合同终止与后评估

合同因履行完毕、解除、抵销等原因终止后，承办部门应及时通知相关部门，并启动合同后评估程序。评估内容包括合同目标的达成情况、合作方的履约表现、合同条款的适用性、管理过程中的经验与教训等。评估报告应归档保存，作为在以后合作和制度改进的参考。易搜职考网认为，持续的学习与改进是合同管理制度保持生命力的源泉。

第五章 合同纠纷处理与档案管理：闭环管理的保障

妥善处理纠纷和规范管理档案，是合同管理闭环的最后也是不可或缺的环节。

第十四条 合同纠纷处理

发生合同纠纷时，承办部门应立即向归口管理部门和主管领导报告，并会同法务等专业人员分析案情，收集证据。处理方式应优先遵循合同约定的争议解决条款（如协商、调解、仲裁或诉讼）。单位应制定纠纷应对预案，明确内部决策流程，必要时聘请外部律师介入。所有纠纷处理过程均应形成完整记录。

第十五条 合同档案管理

合同档案是重要的法律凭证和商业资料，必须实行集中统一管理。合同档案应包括：合同正本及所有附件、合同审批单、资信调查材料、谈判纪要、往来函电、履行记录、验收文件、结算凭证、变更协议、纠纷处理材料等。归口管理部门应指定专人负责合同档案的收集、整理、立卷、归档、保管和借阅工作，并建立电子索引，确保档案的完整性、安全性和可检索性。合同档案的保存期限应符合国家规定及业务需要，通常不应少于合同履行期满后五年。

第六章 责任追究与附则：制度的严肃性体现

制度的效力需要通过明确的责任条款来保障。

第十六条 检查、考核与责任追究

单位应定期对各部门的合同管理情况进行检查与考核，将其纳入绩效考核体系。对在合同管理中有下列行为之一的部门或个人，视情节轻重给予通报批评、经济处罚直至行政处分；造成经济损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关处理：

• 未经授权或超越授权签订合同。
• 未进行资信调查与对方签订合同，导致单位利益受损。
• 违反审核审批流程签订合同。
• 丢失或擅自销毁合同文本及履行证据。
• 在合同签订或履行中，与对方恶意串通或玩忽职守，损害单位利益。
• 发生纠纷后隐瞒不报或擅自处理，贻误时机。

第十七条 制度解释与生效

本制度由合同归口管理部门（如法务部）负责解释。各单位可根据本制度范本，结合自身业务特点和机构设置，制定实施细则。本制度经法定程序审议通过后发布施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

构建一套完善的合同管理制度是一项系统工程，需要管理层的高度重视、各部门的协同配合以及全体员工的共同遵守。它不仅是风险的“防火墙”，更是效率的“助推器”和价值的“守护者”。易搜职考网长期致力于此类管理范本的研究与推广，深知一个量身定制、执行到位的合同管理体系，能够为组织在市场竞争中构建坚实的法律与管理基础，护航其行稳致远。
随着法律法规与商业实践的不断发展，合同管理制度也需定期审视、评估与更新，以保持其适应性与前瞻性，持续为组织的健康发展注入制度活力与保障。