出纳做账流程新手必看｜出纳新手做账指南

第一步：原始凭证的审核与受理

这是整个流程的起点，也是风险控制的第一关。所有资金收付业务都必须以合法、真实的原始凭证为依据。

处理原则：对于不符合要求的凭证，应坚决退回补正或拒绝办理。易搜职考网强调，新手在此环节绝不能因人情或怕麻烦而放松标准。例如：员工报销时用白条替代发票，或差旅费票据粘贴混乱无法辨认，均需退回重附。

第二步：编制与复核收付款记账凭证

根据审核无误的原始凭证，确定会计分录，编制收款或付款记账凭证。

• 科目使用：出纳业务常涉及“库存现金”、“银行存款”、“其他应收款”、“其他应付款”等科目，务必准确使用。例如：员工借款应借记“其他应收款”，而非“管理费用”。
• 附件管理：将对应的原始凭证整齐地粘贴在记账凭证背面，并注明附件张数（如：附件：1张）。
• 复核环节：编制完成后，应交由会计主管或指定人员进行复核，确保分录正确、金额无误。这是内部牵制的重要体现。

第三步：办理资金收付与保管单据

依据经复核的记账凭证，实际办理现金或银行转账的收付。

• 银行收付：填写或核对支票、进账单、电汇单等银行结算单据，确保收款人信息、金额绝对准确。网银操作需遵守分级授权制度（如：制单员+复核员双人操作）。
• 单据保管：将银行回单、收付款凭证等及时取回，分类保管，作为后续记账和对账的依据。建议建立《银行单据交接登记表》，明确责任。

第四步：登记现金日记账与银行存款日记账

这是出纳的核心记账工作，必须做到日清日结、序时登记。

• 账簿选择：使用订本式账簿，不得用活页账（防止抽换页码）。
• 登记要求：
  • 依据记账凭证及其附件，按业务发生时间先后顺序逐笔登记。
  • 内容完整：日期、凭证号、摘要、对方科目、借方金额、贷方金额、余额必须填写齐全。
  • 书写规范：字迹清晰，不得涂改、刮擦。若发生错误，应按规定方法（如划线更正法）更正：在错误文字/数字上划单红线，加盖个人名章，在上方更正。
  • 结出余额：每日终了，计算当日收入、支出合计数及结余数（即“日清”）。现金账面余额必须与实存现金核对相符。
• 银行存款账登记：方法与现金账类似，但需额外注意登记结算凭证的种类和号数（如：支票号、电汇凭证号），便于与银行对账。

第五步：每日清点与定期对账

确保账实相符是出纳工作的铁律。

• 银行对账：每月至少一次，取得银行对账单，逐笔核对银行存款日记账与对账单记录。编制“银行存款余额调节表”，查明未达账项（如：企业已付银行未付），确保经调节后双方余额一致。易搜职考网发现，这是新手最容易出错和需要耐心的环节之一。常见错误：未调整未达账项即认定账实相符。

未达账项示例：
• 企业已收款，银行未收款（如：月末存入银行的现金次日入账）
• 企业已付款，银行未付款（如：开出支票但持票人未兑现）
• 银行已收款，企业未收款（如：银行代收的利息）
• 银行已付款，企业未付款（如：银行代扣的水电费）

第六步：凭证传递、装订与归档

个周期（通常为一个月）结束后，需进行整理归档。

• 凭证传递：将已登记完日记账的记账凭证及时传递给总账会计，用于登记分类账和编制报表。建议使用《凭证交接清单》，双方签字确认。
• 凭证装订：月末将本月所有记账凭证连同所附原始凭证，按顺序整理整齐，加具封面，装订成册。封面注明：单位名称、月份、凭证起止号、装订人。
• 账簿归档：年度终了，更换新账本后，应将旧账本作为会计档案妥善保管（保存期限≥30年），建立《会计档案移交清册》。