管理费用办公费用包括哪些内容-管理费用含办公费

第一，精准成本归集。将办公费用从生产成本、销售费用中剥离，能够更真实地反映企业的管理成本结构，为分析管理效率提供数据基础。

第二，强化预算管理。明确的费用项目是编制可控费用预算的前提，有助于各部门建立节约意识，实现费用的事前、事中控制。

第三，规范税务处理。清晰区分各类费用，能确保企业所得税前扣除的合规性，避免税务风险。

易搜职考网提醒，正确区分办公费用与类似费用（如劳保用品、业务招待费）是财务工作中的关键点。

这是最典型、最基础的办公费用构成，指日常办公中消耗的各类文具和易耗品。

• 书写工具与纸张：包括钢笔、铅笔、签字笔、笔芯、笔记本、便签纸、打印纸、复印纸、稿纸等。
• 文档管理与装订用品：如文件夹、文件袋、档案盒、标签纸、胶水、胶带、订书机及钉、回形针、长尾夹、打孔器等。
• 其他辅助文具：计算器、裁纸刀、尺子、橡皮、修正液、白板、白板笔及板擦等。

这部分费用金额零散但总量可观，需要建立规范的采购、领用登记制度进行管理。

指企业内部文件、资料印制所发生的费用。

• 内部文件印刷：公司内部使用的制度手册、报表、通知、培训材料、工作证、名片等的设计、印刷、装订费用。
• 日常打印复印：除纸张外的外部打印、复印、扫描服务费用，以及企业内部打印机、复印机的碳粉、硒鼓、墨盒等核心耗材的更换费用。这里需注意，打印机、复印机本身的购置属于固定资产，其折旧计入管理费用，但不属于日常办公费。

指为维持日常通讯联络产生的费用。

• 固定通讯费用：办公室固定电话的月租费、本地及长途通话费。
• 邮政与快递费用：寄送普通信件、挂号信、快递文件资料所支付的邮资、快递费。但需注意，为客户寄送样品或产品的快递费通常属于销售费用。
• 网络通讯费用：为行政办公区域提供的宽带接入服务费、专线租赁费等。生产或研发专用的网络费用应归集到相应成本。

指为维持办公环境正常运转产生的低值消耗与服务费用。

• 水电暖费用：行政管理办公室消耗的水费、电费、采暖费或空调制冷费。
• 办公设备日常维护：非资本化的办公设备（如饮水机、碎纸机、普通计算器）的维修费，以及电脑、打印机的外包基础维护服务费。
• 清洁与消杀用品：购买清洁剂、抹布、垃圾袋、洗手液、消毒液等公共区域保洁用品的费用。但生产车间的清洁用品应计入制造费用。
• 茶水间消耗品：为员工提供的茶包、咖啡、一次性纸杯、瓶装饮用水等费用。

指为获取外部信息、知识而支付的费用。

• 报刊杂志订阅费：为公司订阅的与经营管理相关的报纸、行业杂志、期刊的费用。
• 图书资料购置费：购买管理、财务、法律、技术等专业工具书或参考书籍的费用（金额较小或一次性购入金额达不到固定资产标准的）。
• 信息平台服务费：支付给第三方信息查询平台（如法律数据库、行业信息网）的会员费或查询费。

一些难以归入以上类别，但确属行政管理日常必需的小额支出。

• 绿植租赁与养护费：办公室内绿化植物的租赁费用及日常养护费用。
• 小额办公用品采购：单价较低、达不到固定资产标准的插线板、钟表、小型风扇等物品的购置费。
• 日常办公杂费：如员工活动室内小型娱乐器材的补充、公共区域布置的小饰品等零星开支。

办公费用服务于“工作场所”的公共运行，而职工福利费直接服务于“员工个人”生活。例如：

• 办公室提供的桶装水、咖啡属于办公费用；发放给员工的饮料、食品券则属于职工福利费。
• 购买放在公共区域的医药箱及常备药品属于办公费用（体现雇主责任）；组织员工体检或发放医疗补贴则属于职工福利费。

核心区别在于是否与特定客户或业务直接相关，且具有招待性质。例如：

• 会议室里为内部会议准备的茶水、点心可计入办公费用；为接待外来客户购买的茶叶、咖啡、水果及餐费则属于业务招待费。
• 印制公司内部通讯录属于办公费用；为宣传公司形象印制赠送给客户的精美画册则属于业务宣传费。

部分价值稍高、使用周期超过一年的办公物品，如电话机、简易文件柜、办公椅（单价低于固定资产标准），在采购时可能计入“低值易耗品”科目，通过摊销方式分期转入管理费用，而非一次性计入办公费。财务人员需根据公司制定的资产标准进行判断。

根据历史数据和业务计划，为各部门编制详细的办公费用预算，并对关键项目（如打印耗材、通讯费）制定人均或部门开支标准，做到开支有据。

推行集中采购制度，通过招标、比价降低文具耗材采购成本。建立线上或线下领用登记系统，明确领用人、物品、数量及用途，从源头控制浪费。

鼓励电子化流程，减少不必要的打印。倡导节约水电、双面打印等绿色办公行为，将节约意识融入企业文化。

财务部门应定期（按月或按季）编制办公费用分析报告，对比预算与实际发生额，分析异常波动原因，并将费用控制效果纳入相关部门绩效考核。

一方面，实物耗材（如纸张、笔墨）的支出比例呈下降趋势。另一方面，数字服务类支出显著上升，例如：

• 云办公软件订阅费：企业为使用在线协同办公平台、云存储服务、视频会议系统等支付的年费或月费。
• 电子签章服务费：采用合规电子合同所支付的服务费用。
• 远程办公支持费用：为居家办公员工报销的宽带补贴、必要的办公软件购置费等（需有明确政策界定）。

这些新型费用，本质上仍属于为维持现代办公模式运转的消耗，应合理归类至管理费用下的办公费用或相关明细科目中。这要求财务人员的知识体系必须与时俱进。