收据可以作为报销凭证-收据可报销

在企业的日常财务管理和个人的费用报销实践中，“收据能否作为报销凭证”是一个高频且颇具争议的话题。它并非一个简单的“是”或“否”的问题，而是横跨了会计制度、税务法规、内部控制以及实务操作等多个领域的复杂议题。传统观念中，发票因其由国家税务部门统一监制，具备严格的防伪标识和完整的交易信息，被视为最权威、最规范的报销凭证。而收据，通常指由收款方单方面开具的、证明收到款项的书面证明，其形式相对简单，法律效力在很多时候被认为弱于发票。

现实经济活动的多样性和复杂性，使得收据在特定场景下扮演着不可或缺的角色。
例如，向个人购买商品或服务、支付小额零星费用、参与某些非经营性活动的缴费、或者在无法即时取得发票的紧急情况下，收据往往是唯一能够证明支付行为发生的书面证据。
也是因为这些，全面否定收据的报销资格，可能不符合经济实质，也给报销流程带来不必要的僵化。问题的核心在于如何界定收据可以作为有效报销凭证的边界、条件以及后续的税务处理。这要求财务人员、审计人员乃至每一位需要报销的员工，都必须深刻理解相关的原则性规定和风险控制要点。易搜职考网在多年的财经职业教育研究中发现，对此问题的清晰认知，是财会人员专业能力的重要体现，也是企业合规经营的基础之一。正确、规范地处理收据报销问题，能够有效防范税务风险，保障企业资产安全，同时提升运营效率。

一、 收据与发票的法律效力及财务本质辨析

要厘清收据的报销地位，首先必须从法律和财务本质上区分收据与发票。

发票的法定地位：发票，特指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。它是税务机关进行税收征收管理的重要依据，具有法定的证明效力。根据《中华人民共和国发票管理办法》，所有单位和从事生产、经营活动的个人在发生经营业务确认营业收入时，收款方应当向付款方开具发票。取得发票的一方，凭此进行会计记账和企业所得税税前扣除（在符合其他规定的前提下）。发票的核心功能是证明经营活动的发生，并作为计税依据。

收据的性质与作用：收据是一种更广义的收款证明。它主要证明款项的收付关系，即“收到了钱”这一事实。收据的开具主体非常广泛，可以是企业，也可以是行政机关、事业单位、社会团体乃至个人。其内容通常包括付款人、收款人、金额、事由和日期。在法律上，一份要素齐全、真实的收据，可以作为民事债权债务关系的证据。但在税务领域，收据本身一般不直接作为计算增值税进项税额抵扣或企业所得税成本费用扣除的合法凭证（税法另有规定的除外）。

财务报销的本质：财务报销，是企业内部对员工因公发生费用进行审核、支付并计入相应成本费用的管理流程。其根本目的在于：

• 真实性：确认经济业务真实发生，费用确为公务所需。
• 合规性：确认业务符合国家法律法规和企业内部规章制度。
• 合理性：确认费用金额在合理范围内。
• 凭证完整性：确认有充分、适当的原始凭证支持该笔交易。

二、 允许收据作为报销凭证的具体情形分析

在严格遵守国家法规和企业内控的前提下，以下情形中，收据通常可以被考虑作为报销凭证的一部分或全部依据。易搜职考网提醒，这些情形的适用必须结合企业具体的财务制度。

（一）依法不需要办理税务登记的单位或从事非经营活动的个人开具的收款凭证

根据国家税务总局的相关规定，对于向依法不需要办理税务登记的单位（如某些政府机关、事业单位）或者从事非经营活动的个人（如向个人购买自产农产品、接受个人提供的非经营性服务）支付款项，其开具的收据或收款证明，在注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等信息后，可以作为税前扣除凭证。例如：

• 支付给政府机关的行政事业性收费、罚没款等。
• 向村民个人采购零星农副产品。
• 聘请外部专家（非经营行为）支付的讲座费、评审费，并附有代扣代缴个人所得税完税证明。

（二）小额零星经营业务的支出

对于对方为从事小额零星经营业务的个人，其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证。小额零星经营业务的判断标准是个人从事应税项目经营业务的销售额不超过增值税相关政策规定的起征点。在这种情况下，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。常见于：

• 办公室临时购买少量文具、水果。
• 快递到付的小额运费。
• 维修人员上门收取的少量维修费。

（strong>（三）内部发生的费用及分割单的使用

企业与其他企业、个人共用水、电、燃气、网络等，或共同接受劳务，采取分摊方式的，企业以出租方、提供劳务方开具的其他外部凭证（如收据、分割单等）作为税前扣除凭证。这里的“分割单”配合出租方开具的原始收据或发票复印件，可以作为本企业的报销凭证。
例如，合租办公场所的水电费，由房东或主承租方统一支付并取得发票，其他承租方凭其开具的费用分割单及发票复印件入账。

（四）无法补开、换开发票或其他外部凭证的特殊情况

在某些特殊情况下，企业因对方注销、撤销、依法被吊销营业执照、被税务机关认定为非正常户等原因，无法补开、换开发票或其他外部凭证的，需提供以下资料证明支出真实性后，其支出允许税前扣除：

• 无法补开、换开发票或其他外部凭证原因的证明资料（如工商注销、机构撤销、列入非正常经营户的公告等）。
• 相关业务活动的合同或协议。
• 采用非现金方式支付的付款凭证。
• 货物运输的证明资料。
• 货物入库、出库内部凭证。
• 企业会计核算记录及其他资料。

（五）企业内部自制且审批流程完整的付款凭证

对于员工补贴、内部奖励、福利费支出等，企业可以根据内部审批文件、发放清单等自制凭证进行报销和会计处理。
例如，误餐补助发放表、交通补贴明细表等，这些本质上属于内部收付凭证，经过完整审批后即可入账。

三、 以收据报销必须遵循的核心原则与风险控制

即使是在上述允许的情形下，使用收据报销也必须恪守严格的原则，以控制财务和税务风险。易搜职考网在职业培训中始终强调，原则的把握是财会人员专业性的试金石。

（一）真实性原则是首要前提

报销所涉的经济业务必须真实发生，这是不可逾越的红线。收据本身容易被伪造或虚构，因此财务人员在审核时，必须结合其他证据进行综合判断。要关注收据内容的合理性，与报销事由是否匹配，金额是否符合市场常规，付款方式（是否对公转账）是否可追溯等。

（二）合规性与相关性原则

费用支出必须符合国家法律法规和企业内部的规章制度。报销事项应与公司经营活动直接相关。对于收据报销，更要审查其支出项目是否属于税法允许扣除的范围，以及是否符合前述特殊情形的规定。与企业经营无关的个人消费，即使有收据也绝对不得报销。

（strong>（三）证据链完整原则（至关重要）

单一收据的证明力往往不足。必须构建完整的“证据链”来支撑报销事项。这通常包括：

• 核心支付证明：收据原件，要求要素齐全（抬头、日期、事项、金额大小写、收款单位签章或个人签名及联系方式）。
• 辅助业务证据：与收据事项相关的合同或协议、订单、工作联络单、活动通知等。
• 支付轨迹证据：银行转账回单、第三方支付截图等非现金支付凭证，这是证明资金真实流向的关键，能极大增强收据的可信度。
• 验收或成果证据：如货物入库单、服务确认单、活动照片、成果报告等。
• 内部审批证据：完整的费用报销单，以及按照企业授权体系完成的各级审批签字。

（四）税前扣除的特别风险关注

会计上入账（报销）与税务上税前扣除是两个不同概念。会计上基于真实性原则，在证据链完整的情况下，可以用收据及相关资料入账。但在计算企业所得税时，税务机关注重的是扣除凭证的合法性。以收据作为主要凭证的费用，在年度企业所得税汇算清缴时，很可能被税务机关认定为“取得不合规发票”，从而要求进行纳税调增，补缴企业所得税及滞纳金。
也是因为这些，财务部门必须对以收据报销的费用进行台账管理，在汇算清缴时主动进行风险评估和调整。

四、 企业内部控制制度的构建与优化

为了规范收据报销行为，企业必须建立健全相关的内部控制制度，这是易搜职考网在为企业提供财税管理咨询时着重推进的环节。

（一）制定明确的报销凭证管理制度

在财务制度中，应专章规定不同类别费用报销所需的凭证要求。明确列出：

• 哪些费用必须提供增值税发票。
• 哪些情况下可以接受收据，并详细说明收据必须包含的要素、需要配套提交哪些辅助材料（即“证据链清单”）。
• 设定收据报销的金额上限，超过上限的，无论何种原因，原则上都应要求提供发票。
• 规定特殊情形（如无法换开发票）的处理流程和所需证明材料。

（二）强化事前申请与审批流程

对于可能涉及使用收据的支出，如小额零星采购、向个人支付费用等，推行事前申请制度（如钉钉、OA系统审批）。在申请时即明确可能取得的凭证类型，经主管和财务预审同意后方可执行。这样可以将合规要求前置，避免事后纠纷。

（三）加强财务审核与培训

财务审核人员必须具备敏锐的职业判断力，能够识别收据的真伪和业务的真实性。企业应定期对财务人员和全体员工进行培训，宣导报销政策，特别讲解收据报销的合规要求和风险，让员工理解为什么有时需要提供更多材料，从而主动配合。

（四）推行无现金结算与档案电子化

强制要求对公转账或使用企业信用卡、第三方支付企业账户进行支付，杜绝大额现金交易。
这不仅能留下清晰的支付轨迹，也能从源头上减少虚假报销。
于此同时呢，建立电子报销和档案系统，将收据、合同、支付凭证等全部扫描归档，形成完整的电子证据包，便于管理和日后查证。

五、 实务操作中的具体建议与常见误区

（一）给报销人的建议：

• 树立“要报销，先问规”的意识，在发生费用前，如果不确定能否取得发票，应先咨询财务部门。
• 尽可能选择能提供正规发票的供应商。
• 如只能取得收据，务必确保收据内容填写完整、规范，并主动索取和保存好相关合同、支付记录等辅助材料。
• 及时报销，避免因时间久远导致材料丢失或记忆模糊。

（二）给财务审核人员的建议：

• 坚持原则，保持职业怀疑态度，对收据报销业务重点审核。
• 审核焦点放在“证据链”的完整性和逻辑性上，而非单一收据本身。
• 对于大额或频繁的收据报销，保持警惕，必要时进行实地核实或背景调查。
• 做好台账登记和汇算清缴的纳税调整准备工作。

（三）常见误区澄清：

• 误区一：有收据就能报销。 这是最危险的认知。收据只是报销的必要非充分条件，没有完整的证据链和合规的业务实质，收据毫无意义。
• 误区二：对方说开不了发票，所以用收据代替天经地义。 对方是否有义务开发票，取决于其是否办理了税务登记并发生了应税行为。对于应开发票而拒不开具的，企业有权拒绝交易或向税务机关举报，而不是被动接受收据。
• 误区三：财务故意刁难，有收据还要其他材料。 财务人员要求补充材料，正是为了构建证据链，保护公司和报销人双方的合法权益，防范在以后的审计和税务风险。
• 误区四：入账了就等于能税前扣除。 会计入账遵循会计准则，税务扣除遵循税法。两者标准有差异，以收据入账的费用很可能需要纳税调增。

，收据在特定条件和严格管控下，可以作为报销凭证。但其使用绝非随意之举，而是被限定在法律法规和内部制度划定的框架之内。整个处理过程，从业务发生前的预判，到报销时的证据收集，再到财务的审核与账务税务处理，无不体现着专业判断和风险管理的精髓。易搜职考网认为，对这一问题的精准把握和规范操作，是现代企业财务精细化管理和财会人员职业胜任能力的直接体现。建立并执行一套清晰、严谨、可操作的收据报销管理机制，是企业筑牢内部控制防线、确保财税合规、实现稳健经营的必然要求。最终的目标，是在合规的基石上，平衡管理的严谨性与运营的效率性，让每一笔费用的支出都真实、清晰、有据可查。