会计凭证装订-凭证装订归档

• 完整性原则：当期所有应归档的记账凭证及其所附原始凭证必须齐全，不得遗漏。
• 顺序性原则：必须严格按照记账凭证的编号顺序排列，同时保持所附原始凭证与记账凭证的对应关系清晰。
• 美观牢固原则：装订成品应整齐、平整、坚固，不易散开，封面标识清晰美观。
• 便于查阅原则：装订方式不应妨碍对凭证内容的正常翻阅和复印。

易搜职考网提醒，这些原则是贯穿整个装订过程的灵魂，任何步骤都不能与之相悖。

二、装订前的准备工作：整理与排序

“工欲善其事，必先利其器。”规范的装订始于充分且细致的准备。准备工作主要包括凭证的整理、排序与初步固定。

第一步，是收集与分类。将当期所有已记账、已审核的记账凭证及其附属的原始凭证（如发票、合同、入库单等）全部收集齐全。检查记账凭证上经办、审核、记账等人员是否已签章完备。

第二步，是整理原始凭证。对于面积过大（如A3纸型的图纸、报表）或过长（如超长的费用报销单）的原始凭证，需要进行规范的折叠。折叠时，应尽可能将其折叠成与记账凭证大小（通常为A4或略小）相近，且要保证重要信息（如金额、单位名称、日期）不得被折叠在内部无法直接查看。折叠边缘应略小于记账凭证，以便装订后翻阅。对于数量众多的小票（如出租车票、定额发票），应使用“原始凭证粘贴单”进行归类粘贴，粘贴时做到排列整齐、均匀，厚薄一致，避免中间厚四周薄，并在粘贴单上注明张数与合计金额。

第三步，是排序与放置。这是准备工作的关键。顺序为：

1. 将记账凭证连同其所附的原始凭证，按照凭证编号从小到大的顺序排列。
2. 检查每张记账凭证所附原始凭证的数量是否与记账凭证上标注的附件张数一致。
3. 在凭证排序中，通常会将当月的“科目汇总表”或“总账科目发生额及余额试算平衡表”放在第一张记账凭证之前，作为本册凭证的汇总指引。
4. 对于银行对账单、银行存款余额调节表等重要单据，可单独装订或附在相关凭证之后，需确保其归属清晰。

第四步，是码齐与压平。将排序好的所有凭证，连同封面、封底（通常使用牛皮纸）一起，上下对齐，用夹子或重物在桌面上压紧、压平一段时间，特别是粘贴过原始凭证的部位，以确保装订时整体平整。易搜职考网发现，这一步骤常被忽视，导致装订出的凭证册凹凸不平，影响美观和牢固度。

三、会计凭证的装订方法与技术要点

当准备工作就绪后，便进入核心的装订环节。目前主流的装订方法有线缆装订、胶管装订和热熔胶装订等，其中线缆装订因其牢固、持久、符合传统档案管理要求而被广泛采用。
下面呢以经典的“三孔一线”线缆装订法为例，详解其步骤与技术要点。

1.定位与打孔：将压平整理好的凭证册（含封面封底）左侧牢固夹紧。在凭证左侧均匀确定三个打孔位置。通常，中孔位于凭证左侧居中，上下两孔分别距中孔约5-6厘米，距凭证上下边缘也需保持适当距离（如3-4厘米），避免太靠边缘易撕裂。使用专业打孔机垂直打孔，确保三孔平行且穿透整册凭证。

2.穿线与打结：取结实坚韧的棉线或蜡线（长度约为凭证册厚度的6-7倍）。穿线顺序有多种，常见的一种是：

• 针线从凭证册背面的中孔穿入，从正面中孔穿出。
• 线头拉至左侧，从正面下孔穿入，从背面下孔穿出。
• 将线拉至左侧，绕到凭证册正面，从正面上孔穿入，从背面上孔穿出。
• 此时线回到背面，将线头从中孔穿出的线绳下绕过，再拉紧，使三股线在凭证背面收紧。
• 最后在背面中孔处将两线头打上死结，剪去多余线头，留约1厘米即可。整个穿线过程要求拉线力度均匀、适度，使凭证册正面和背面的线绳都绷直拉紧，但不可过度用力导致纸张撕裂。

3.包角与封面填写：为增强凭证册边角的耐磨性和美观度，常在装订线结处粘贴“包角纸”。将包角纸对准封面左上角与装订线，均匀涂抹胶水粘贴牢固，将线结包裹在内。随后，认真填写凭证封面内容，包括：单位名称、所属年度、月份、凭证种类（收款、付款、转账或通用）、本月总册数、本册序号、本册起止凭证号、起止日期、装订人及装订日期等。封面信息必须填写准确、完整、工整，这是档案检索的关键标识。易搜职考网强调，使用规范、信息完整的封面是专业性的直接体现。

除了线缆装订，办公室常用的热熔式财务装订机也因其操作快捷、外观整齐而应用广泛。使用时需注意选择与凭证厚度匹配的胶管，加热温度和时间要足够，确保热熔胶完全渗透纸张纤维，冷却后形成牢固的胶钉。无论采用何种方法，牢固、整齐、不压字、便于翻阅是共同的检验标准。

四、特殊凭证与电子化环境下的装订考量

在实际工作中，常会遇到一些特殊类型的凭证，其装订需要特别处理。

对于数量异常庞大的原始凭证（如大型活动的大量零星发票），可以单独装订成册，但在记账凭证上须注明“附件另订”及单独装册的编号，并在单独装订的册子封面注明所对应的记账凭证号，建立清晰的关联索引。

对于特别重要或频繁查阅的凭证（如重大合同、产权证书复印件），可考虑使用活页夹单独存放，或在装订本中预留可方便无损拆解的装订方式，但必须建立严格的存取登记制度，防止丢失。

在会计电算化高度发达的今天，电子凭证与纸质凭证并存成为常态。这给凭证装订带来了新思路：

一方面，对于直接产生的电子原始凭证（如电子发票、电子回单），许多单位会将其打印出来作为纸质附件进行传统装订。此时，需注意打印件的清晰度，并最好在打印件上标注电子档案的存储路径或编号，以实现纸电关联。易搜职考网观察到，随着电子档案管理系统的完善，部分地区已允许符合条件的电子凭证仅以电子形式归档，此时“装订”便转化为电子档案的归类、备份与加密管理。

另一方面，记账凭证本身通常由财务软件打印输出。装订时需确保打印的记账凭证连续编号，内容完整（包括制单、审核、记账等系统内签章）。对于采用“凭证套打”模式的企业，更需注意打印对齐，使装订后的凭证整齐划一。

五、装订成册后的归档与管理

凭证装订成册，并非工作的终点，而是会计档案管理的开始。装订好的凭证册需及时移送归档。

应按照凭证封面标注的年度、月份和册号顺序，将其直立放入专用的会计档案柜中。档案柜应置于干燥、通风、防火、防盗、防虫蛀鼠咬的场所。不同年度的凭证最好分柜存放，并在柜外有明确标识。

要建立健全的《会计档案查阅登记制度》。任何人员调阅已归档凭证，必须履行登记手续，经财务负责人或档案管理人员批准。原则上，原始凭证不得外借，确有需要时，可提供复印件。查阅时需小心，避免损坏凭证。

必须严格遵守国家关于会计档案保管期限的规定。
例如，企业会计凭证的保管期限一般为30年。对保管期满的会计档案，应按规定程序进行鉴定，经批准后方可销毁。销毁时，需由单位档案机构和会计机构共同派员监销，并制作销毁清册，永久保存销毁记录。易搜职考网认为，规范的归档与管理，是使前期装订工作价值得以延续和实现的根本保障。

，会计凭证装订是一项融合了规范性、技术性与艺术性的基础会计工作。从细致的准备工作，到精准的装订操作，再到对特殊情况的妥善处理，以及最终的科学归档，每一个步骤都环环相扣，体现着会计人员的责任心与专业水准。在信息化浪潮下，其形式或许会演变，但其确保财务记录真实、完整、安全可查的核心职能永远不会改变。深入掌握并践行规范的会计凭证装订流程，是每一位会计从业者筑牢职业根基、提升工作质量的必修课。通过易搜职考网持续分享的实务知识与技能，希望广大财务工作者能不断精进此项技艺，让每一本凭证册都成为经得起时间检验的专业作品。